Certificatietraject

Het certificeringstraject bestaat grofweg uit vijf stappen, waarna nog sprake is van het onderhoudstraject en her-certificatie.

Uw organisatie graag laten certificeren door EBN Certification, maar reeds gecertificeerd door een andere instelling? Klik hier voor informatie over eenvoudig overstappen.

 Stap 1. Offerte

Wanneer u een offerte bij ons aanvraagt, krijgt u binnen 48 uur antwoord. Uw aanvraag kunt u online invullen of telefonisch met ons doornemen.

Op basis van uw wensen en in lijn met de geldende richtlijnen wordt voor u een offerte opgesteld. Na controle ontvangt u de definitieve offerte.

 Stap 2. Inplannen

Na akkoord met de offerte, gaat het inplannen van de audit van start. We stellen alles in werking om zoveel mogelijk aan uw voorkeuren te voldoen.

Heeft u een specifieke voorkeur voor een auditor of een datum? Laat het ons graag weten. In overleg met u wordt een auditor geselecteerd die met u afspraken maakt voor de inplanning van het eerste auditbezoek. De auditor zal voor aanvang van de audit een specifieke planning toesturen met daarin de indeling van de auditdag(en). Klikt het niet met de auditor? Dan selecteren we in overleg een andere auditor voor u.

 Stap 3. Audit

Bij de eerste audit maakt onze auditor kennis met uw bedrijf. Op de afgesproken datum komt één van onze auditoren bij u langs om de audit uit te voeren. Deze audit bestaat formeel uit twee fases die aansluitend uitgevoerd kunnen worden. In de eerste fase onderzoekt de auditor in hoeverre uw opgestelde handboek/ documentatie voldoet aan de eisen uit de norm. Er wordt met het management gesproken over beleid en doelstellingen, met enkele personeelsleden wordt gesproken en er vindt een bedrijfsrondgang plaats. Ook zullen de interne audits en de directiebeoordeling worden beoordeeld.

In de tweede fase vindt een implementatiebeoordeling plaats van de procedures/ documentatie. Tijdens de implementatiebeoordeling beoordeelt de auditor door middel van vraaggesprekken en steekproeven of het vastgelegde gedocumenteerde systeem daadwerkelijk overeenkomt met uw dagelijkse manier van werken.

Zo overtuigt de auditor zich ervan dat er, al dan niet, zowel op papier als in de praktijk een deugdelijk managementsysteem bestaat. U hoort tijdens de audit door steeds direct de resultaten van de auditor.

Als uw organisatie inderdaad voldoet aan alle eisen en de werkwijze overeenkomt met het gedocumenteerde systeem wordt uw organisatie door de auditor voorgedragen voor certificatie. Indien tekortkomingen worden geconstateerd, heeft u de gelegenheid om deze binnen 3 maanden op te lossen. Veelal kunnen afwijkingen administratief en kosteloos afgehandeld worden.

 Stap 4. Rapportage en controle

Na het auditonderzoek wordt door uw auditor een auditrapportage opgesteld. Als er geen bijzonderheden zijn dan ontvangt u na ca. vier weken een afschrift van het rapport zoals de auditor deze heeft opgesteld. Deze auditrapportage ondergaat vervolgens nog een inhoudelijke beoordeling en op basis van het rapport en bijbehorende beoordeling(en) wordt door onze certificatiebeslisser een definitieve certificatie beslissing gemaakt.

 Stap 5. Certificaat

Binnen vier tot zes weken na een positieve beslissing wordt het certificaat en het definitieve rapport aan u toegestuurd. Dit certificaat heeft een voorgeschreven geldigheidsduur. Voor vrijwel alle normen is de geldigheidsduur over het algemeen drie jaar maar er zijn ook specifieke normen waarbij het certificaat slechts een jaar geldig is. Stelt u het op prijs om het certificaat uitgereikt te krijgen? Het mogen uitreiken van een certificaat zien wij als een bijzondere eer en doen wij graag geheel kosteloos!

Onderhoudscyclus

De driejarige geldigheidsduur van uw uiteindelijke certificaat is gebaseerd op verplichte tussentijdse audits, om te toetsen in hoeverre het systeem blijvend functioneert en nageleefd wordt. De tussentijdse audits hebben vaak een frequentie van eens per jaar. Bij het afronden van de audit maakt de auditor alvast een afspraak voor de daaropvolgende audit. Bij deze bezoeken worden een aantal verplichte elementen elke keer beoordeeld en andere aspecten maar eens per certificatieperiode (3 jaar). De auditor dient hiervoor een auditprogramma op te stellen die de gehele certificatieperiode dekt. Over het algemeen geldt dat de duur van deze bezoeken korter is dan het certificatieonderzoek zelf.

Her-certificatie

Na de voorgeschreven certificatieperiode volgt ongeveer drie maanden voor het bereiken van de vervaldatum van uw certificaat een her-certificatie onderzoek. Tijdens dit onderzoek worden naast de operationele aspecten ook de wijzigingen in het gedocumenteerde systeem geëvalueerd en worden alle processen getoetst. Omdat u in deze situatie al gecertificeerd bent, duurt deze audit over het algemeen korter dan uw eerste certificering.

EBN Certification voert onafhankelijke tweede en derde partij audits uit op eenmalige aanvraag en of op langlopende overeenkomsten. Enerzijds onder auspiciën van de RvA daar waar het de eisen van geaccrediteerde normen betreft (managementsysteemcertificatie en productcertificatie), en anderzijds audits op schema’s die beheert en beheerst worden door brancheverenigingen of andere organisaties van belanghebbenden die niet onder eisen van de RvA vallen en derhalve niet geaccrediteerd zijn.

EBN Certification richt zich in hoofdzaak op het midden- en kleinbedrijf en hanteert voor die markt passende tarieven.

Bekijk hier onze beleidsverklaring.